E-Mail ist meist der erste Kanal, den ein Team verbindet, weil sich für Kunden nichts ändert: sie schreiben weiter an die Adresse, die sie schon kennen.
FirstReply liest das Postfach über IMAP und sendet über SMTP. Es ersetzt Ihren Mailanbieter nicht, es verbindet sich mit ihm.
Was Sie brauchen
- Die Adresse selbst, zum Beispiel
support@ihrefirma.de. - IMAP-Host und -Port (993 mit SSL ist das übliche Paar).
- SMTP-Port (587, oder 465 für implizites SSL).
- Ein Passwort. Bei Google Workspace und Microsoft 365 muss das ein App-Passwort sein, nicht das Kontopasswort.
Verbinden
Legen Sie unter Einstellungen → Konfiguration → Posteingänge einen Posteingang vom Typ E-Mail an.
| Feld | Was eintragen |
|---|---|
| IMAP-Host | imap.ihranbieter.de |
| SMTP-Port | 587, oder 465 für implizites SSL |
| IMAP-Port | 993 mit SSL, 143 ohne |
| Die vollständige Adresse, bei den meisten Anbietern zugleich der Benutzername | |
| Passwort | Das Postfach- oder App-Passwort |
| SSL verwenden | Ja, außer Ihr Anbieter unterstützt es wirklich nicht |
| Authentifizierung | Plain oder Login, je nach Anbieter |
Nutzen Sie vor dem Speichern Verbindung testen. Der Test meldet sich tatsächlich an beiden Protokollen an und sagt Ihnen, welches gescheitert ist — schneller, als es eine Stunde später an einem stillen Posteingang zu merken.
Das Passwort wird vor dem Speichern verschlüsselt und nie wieder angezeigt. Beim späteren Bearbeiten bleibt das Feld leer; lassen Sie es leer, um das bestehende Passwort zu behalten.
Gängige Anbieter
Google Workspace — imap.gmail.com, IMAP 993, SMTP 587. IMAP muss in den
Kontoeinstellungen aktiviert sein, und Sie brauchen ein App-Passwort mit
aktivierter Bestätigung in zwei Schritten.
Microsoft 365 — outlook.office365.com, IMAP 993, SMTP 587. IMAP ist in
vielen Tenants standardmäßig deaktiviert; ein Administrator aktiviert es pro
Postfach.
Alle anderen — die Werte stehen in der Dokumentation Ihres Anbieters unter „IMAP-Einstellungen". Scheitert SMTP auf 587, versuchen Sie 465.
Wie Nachrichten ankommen
FirstReply fragt das Postfach regelmäßig ab und importiert neue Nachrichten, meist innerhalb einer Minute. Es löscht nichts: die Mail bleibt genau so in Ihrem Postfach, wie sie angekommen ist, sodass nichts verloren geht, wenn Sie den Posteingang später trennen.
Antworten auf einen bestehenden Vorgang schließen sich der bestehenden
Konversation an. Die Zuordnung folgt den üblichen Mail-Headern (Message-ID,
In-Reply-To, References), die jedes Mailprogramm nutzt, sodass eine Antwort
aus Gmail an der richtigen Stelle landet. Eine Antwort auf eine geschlossene
Konversation öffnet sie wieder.
Senden
Antworten gehen über SMTP von der verbundenen Adresse raus. Sie enthalten eine HTML- und eine Klartext-Fassung und stellen sich in jedem Programm richtig dar.
E-Mail ist der einzige Kanal ohne Längenbegrenzung, mit vollständiger Formatierung und Anhängen. Alles, was der Editor kann, überlebt den Weg.
Signatur
Die Signatur wird am Posteingang gesetzt und an jede ausgehende Nachricht angehängt. Sie pro Posteingang statt pro Person zu setzen hält Antworten einheitlich, unabhängig davon, wer sendet, und lässt die Antworten des Assistenten genauso aussehen wie die Ihres Teams.
Halten Sie sie kurz. Eine fünfzeilige Signatur unter einer zweizeiligen Antwort ist überwiegend Rauschen.
Automatische Antworten von der Gegenseite
Abwesenheitsnotizen und andere automatische Antworten landen wie jede Nachricht im Posteingang. Geben Sie ihnen eine eigene Klassifizierung mit automatischem Schließen, dann schließen sie sich selbst, ohne je die Warteschlange zu erreichen.
Fehlersuche
Der Posteingang ist fehlerhaft. Die Zugangsdaten funktionieren nicht mehr. Üblich sind ein geändertes Passwort, ein abgelaufenes App-Passwort oder ein Anbieter, der IMAP deaktiviert hat. Passwort neu eingeben und Verbindung testen.
Nachrichten kommen an, Antworten gehen nicht raus. IMAP funktioniert, SMTP nicht. Prüfen Sie den SMTP-Port und ob Ihr Anbieter zum Senden einen anderen Host verlangt.
Es kommt gar nichts an. Prüfen Sie, ob die Mail überhaupt im Postfach ankommt und ob eine Regel sie in einen Ordner einsortiert, bevor FirstReply sie sieht — es wird nur der Posteingangsordner gelesen.