Wissensquellen

Eine Wissensquelle ist ein Ort, von dem FirstReply nach Zeitplan Inhalte holt. So bleibt die Wissensdatenbank aktuell, ohne dass jemand alles doppelt pflegt.

Sie stehen unter Wissen in der Seitenleiste. Eine hinzuzufügen braucht mindestens die Manager-Rolle.

Verfügbare Quelltypen

Website — liest eine öffentliche Seite aus. Die richtige Wahl für ein bestehendes Hilfecenter, eine Dokumentationsseite oder eine FAQ. Keine Zugangsdaten nötig.

Notion — verbindet einen Notion-Workspace und synchronisiert die Seiten, die Sie für die Integration freigeben.

GitHub — synchronisiert Markdown-Dateien aus einem Repository. Nützlich, wenn Ihre Dokumentation neben dem Code liegt.

GitBook — synchronisiert einen GitBook-Bereich.

ClickUp und Monday — synchronisieren Dokumente aus diesen Workspaces.

Helpdesk — importiert Artikel aus einem bestehenden Helpdesk.

Jeder Typ fragt nur nach dem, was er braucht. Typen, die eine Autorisierung brauchen, durchlaufen einen OAuth-Ablauf, statt Sie ein Token eintippen zu lassen, wo das vermeidbar ist.

Eine Website-Quelle anlegen

Der häufigste Fall. Legen Sie eine Quelle vom Typ Website an und füllen Sie aus:

Basis-URL — wo das Auslesen beginnt, zum Beispiel https://hilfe.ihrefirma.de.

Pfade — eine kommagetrennte Liste von Pfaden, zum Beispiel /docs,/hilfe,/faq. Leer lassen, um ab der Basis-URL zu lesen.

Maximale Tiefe — wie viele Links tief verfolgt wird, 1 bis 10. Drei passt meist für ein Hilfecenter; mehr zieht Blogarchive und Rechtstexte herein, die die Ergebnisse verwässern.

Einschluss- und Ausschlussmuster — grenzen das Auslesen weiter ein. Üblich sind Ausschlüsse für /blog, /karriere und alles hinter einem Login.

Setzen Sie dann ein Synchronisierungsintervall. Zwölf Stunden passen zu einem Hilfecenter, das sich wöchentlich ändert. Stündlich ergibt nur Sinn bei etwas, das sich wirklich stündlich ändert.

Was bei einer Synchronisierung passiert

1. FirstReply holt die Inhalte.
2. Jeder Artikel wird in Passagen von wenigen Absätzen geteilt.
3. Jede Passage wird in Stapeln eingebettet, damit sie über Bedeutung und über Stichwörter gefunden werden kann.
4. Unveränderte Passagen bleiben unangetastet, eine Synchronisierung einer unveränderten Seite ist also günstig.

Die Quelle zeigt ihren letzten Lauf, ihren Status und wie viele Artikel sie enthält.

Wenn eine Synchronisierung scheitert

Ein Fehlschlag markiert die Quelle als ERROR und lässt die bisherigen Inhalte stehen. Das ist Absicht: eine Wissensdatenbank, die sich leert, weil eine Seite kurz nicht erreichbar war, würde die Antworten des Assistenten mitnehmen.

Dasselbe gilt für ein leeres Ergebnis. Eine Synchronisierung, die null Artikel liefert, behält die bestehenden Einträge, statt sie zu löschen, weil „das Auslesen hat nichts gefunden" weit häufiger ein kaputtes Auslesen ist als eine tatsächlich geleerte Seite.

Häufige Ursachen für ERROR:

• Abgelehnte Zugangsdaten. Bei OAuth-Quellen wurde der Zugriff beim Anbieter entzogen. Quelle neu verbinden.
• Die Seite ist nicht erreichbar oder sperrt Crawler in robots.txt.
• Die Pfade existieren nicht mehr nach einem Umbau der Seite.

Die Fehlermeldung an der Quelle sagt, welches es war.

OAuth-Quellen und Token

Bei Quellen, die sich über OAuth autorisieren, liegen die Zugangsdaten verschlüsselt in der Konfiguration. Das Bearbeitungsformular schickt sie nie an den Browser zurück, sodass das Ändern von Name oder Intervall nicht versehentlich das Token löschen kann.

Token, die bald ablaufen, werden vor einer Synchronisierung erneuert. Scheitert die Erneuerung, wird die Synchronisierung nicht versucht und die Quelle als ERROR markiert, statt still nichts zu liefern.

Was synchronisieren

Mehr ist nicht besser. Die Wissensdatenbank konkurriert mit sich selbst: eine Marketingseite, die den Versand nebenbei erwähnt, kann die Versandregel bei einer Versandfrage verdrängen.

Synchronisieren Sie die Seiten, die Fragen beantworten. Schließen Sie die aus, die die Firma beschreiben, das Produkt verkaufen oder die Roadmap diskutieren. Wenn eine Seite einem Support-Mitarbeiter nicht beim Antworten hilft, hilft sie dem Assistenten auch nicht.